Én fælles BEO: software bygget til afvikling
En banket kører på en præcis række af øjeblikke. Traditionelt styres den via en statisk BEO (banquet event order) – korrekt, da den blev printet, upålidelig fra det øjeblik.
Eventscript erstatter den statiske BEO med live eventsoftware. Ét fælles, aktuelt og sammenhængende overblik over driften, så køkkenteams, servicepersonale og koordinatorer altid arbejder ud fra den samme plan.
Når koordinatoren er det eneste bindeled mellem køkken og service
En banket kører på timing. Køkkenet arbejder efter ét ur. Serviceteamet arbejder efter et andet. Koordinatoren er den, der står imellem dem og sørger for, at de to er i takt.
De fleste banketafdelinger håndterer det med printede bordplaner og håndskrevne noter, der er blevet rettet for mange gange til, at man helt kan stole på dem.
Når serveringen begynder, er der ikke tid til at tjekke. Det er ikke katastrofale fejl. Men de er synlige. Ved bordet, foran de gæster, eventet skulle imponere.
Software, der holder din BEO live og fælles
En banket har brug for ét samlet overblik over driften, hvor gæsteinformation, bordplan, timing og serviceansvar hænger sammen – og er opdateret, når eventet begynder.
Bordplanen, gæstelisten, kostbehovene og servicetidslinjen ligger samlet. Når noget ændrer sig, ændres det ét sted og når ud til køkken- og serviceteams, før det bliver et problem på gulvet.
Koordinatoren bevarer kontrollen. Køkken og service er i takt.
Plantegningsværktøj til banketter – bordplan og lokaleopsætning samlet ét sted
At lave bordplan til en banket handler ikke kun om, hvor gæsterne sidder. Det handler om at sikre, at den rette information når de rette personer, før den første ret forlader køkkenet.
Køkkenteams ser, hvad der skal forberedes. Servicepersonalet ved, hvem der sidder hvor, og hvad de ikke må serveres.
Når gæstelisten ændrer sig, og det gør den altid, opdateres bordplanen med. Ingen nye udprint. Ingen håndskrevne rettelser på en plan, der holdt op med at være korrekt for tre dage siden.
Køkken, service og koordinator på linje fra briefing til sidste ret
Sådan understøtter Eventscripts software samarbejdet i banketteamet:
Klare roller på tværs af driften
Hvert teammedlem kender sin position, sin timing og det, vedkommende er ansvarlig for
Instruktioner til hvert team
Køkkenpersonale, serviceteams og koordinatorer arbejder hver især ud fra et script, der er bygget op om deres del af eventet
Informationsflow i realtid
Når tidsplanen rykker sig, eller der laves en ændring i sidste øjeblik, ser alle relevante teams det med det samme
Mindre afhængighed af koordinatoren
Overblikket over driften ligger i systemet, ikke i én persons hoved
Når serveringen begynder, venter teamet ikke på instrukser. De afvikler ud fra en fælles plan, de allerede kender.
Leverandører og køkkenpartnere arbejder ud fra samme plan
De fleste banketafdelinger håndterer leverandørkoordineringen adskilt fra resten af eventet. Og det er et problem.
Krav lander i mailtråde. Antal bliver bekræftet ét sted og opdateret et andet. Koordinatoren bliver mellemled mellem hver eneste bidragyder og den seneste version af planen.
Eventscript samler leverandørkoordineringen i den fælles BEO – software, der forbinder alle køkkenpartnere og eksterne bidragydere med den samme live driftsplan.
En opdatering af kostbehov, en ændring i kuvertantallet, en justering af tidsplanen: Alt er synligt for alle involverede teams i realtid.
Ingen koordinator, der bruger formiddagen på at give den samme opdatering videre til fire forskellige leverandører.
Et gennemprøvet setup til hver banket, der følger
Banketdrift følger genkendelige mønstre. Serveringsrækkefølgen til en treretters middag. Bordopstillingen til et lokale med 150 gæster. Briefingstrukturen, der fungerer, når en ny medarbejder dækker en vagt.
Med Eventscript kan banketteams gemme og genbruge scripts, bordopstillinger og driftsstrukturer.
En banket er præcisionsarbejde – sørg for, at informationen matcher
En banket er kun så præcis som informationen bag den. Eventscript giver banketteams den fælles driftsstruktur, der holder køkken, service og koordinering på linje – fra bordplanen til sidste ret.
Book en demo med vores CCO Victor Juul
