Eventscript giver hoteller én fælles plan, der gør det enkelt

Når et hotel afvikler et event, er det vært på tværs af mange funktioner. Den kompleksitet kræver langt mere end god kommunikation.
Når et hotel er vært for et event, stopper den normale drift sjældent. Det samme personale, de samme lokaler og de samme ressourcer skal ofte dække begge dele – på samme tid.

Eventscript er eventsoftware, der giver alle involverede teams ét fælles sted at planlægge og afvikle på tværs af det meste af den løbende drift.
Start gratis

Et hotel er først og fremmest en driftsvirksomhed – og først derefter et eventvenue

Events er ikke et hotels kerneforretning. De er én af flere funktioner, der kører parallelt med den daglige drift.

Det samme personale, de samme køkkener, de samme lokaler – de skal dække både hotellets normale drift og et live event på samme tid. Når ressourcerne er delte, stiger kravene til koordinering markant.

Når eventet også involverer en ekstern arrangør, en leverandør udefra eller en kunde, der har lejet lokalerne, kommer der endnu et lag på. Forskellige parter har forskellige behov, og de forventer alle, at hotellet har styr på sin del.

Det er her, spredt information og uklare ansvarsområder hurtigt bliver et reelt driftsproblem.
Mockup af kalenderoversigten i eventsoftwaren.

Eventsoftware bygget op om én fælles plan på tværs af teams, leverandører og arrangører

At afvikle et event side om side med en hoteldrift i fuld gang kræver en struktur, som mailtråde og delte mapper ikke kan levere.
Eventscript samler alle teams og funktioner i ét fælles eventscript – også interne afdelinger, eksterne arrangører og leverandører. Alle arbejder ud fra den samme plan. Når kravene ændrer sig, når opdateringen ud til alle på én gang.

Før eventet er strukturen på plads. Under eventet holder planen.

Eventscripts software til eventplanlægning giver hotelteams det overblik og den kontrol, der skal til for at styre både driften og det event, der kører midt i den.
Sådan understøtter Eventscript events på hoteller

Få styr på alle detaljer, før eventet går i gang

Et hotelevent har flere bevægelige dele end de fleste. Lokaleopsætning, bordplaceringer, serveringstider, instruktioner til køkkenet, AV-setup og gæsternes behov. Hver detalje betyder noget, og hver af dem hører til et bestemt team.

Eventscript giver eventteams et struktureret sted at bygge hele eventplanen, før dagen oprinder. Tidslinjer, opgaver, lokaleopsætning og instruktioner til de enkelte teams er dokumenteret ét sted.

Hver afdeling får det, den har brug for. Intet er overladt til hukommelsen, et udprintet ark fra sidste uge eller en besked, der måske ikke er blevet set.

Når eventet går i gang, er forberedelsen allerede klaret.
Book en demo
Mockup af eventoversigten i eventplatformen.

Én plan delt på tværs af alle teams, leverandører og eksterne arrangører

Et hotelevent involverer sjældent kun hotellet. Eksterne arrangører, leverandører og samarbejdspartnere spiller alle en rolle – og de har alle brug for adgang til den rigtige information på det rigtige tidspunkt.

Mockup af et eventscript med tidslinjefunktionen i eventsoftwaren.
Eventscript holder hele eventplanen synlig og tilgængelig for alle involverede parter. Interne teams og eksterne bidragydere arbejder ud fra det samme script med samme detaljeringsgrad.

Der er ingen grund til at sende separate briefingdokumenter, jagte bekræftelser eller spekulere på, om leverandøren har fået den nyeste version af planen.

Alle arbejder fra samme sted. Det er det, der gør koordinering på tværs af mange parter til at håndtere.

Opdateringer i realtid holder alle teams ajour, når planerne ændrer sig

Uanset hvor grundigt et event er planlagt, vil noget rykke sig på dagen. Og når det sker, skal informationen ud til alle teams med det samme – ikke først når nogen har ringet tre gange og sendt en opfølgende besked for en sikkerheds skyld.

Eventscript opdaterer i realtid. Når der ændres noget i eventscriptet, ser alle teams og parter med adgang det med det samme. Ingen manuelle beskeder, ingen opkald rundt på gulvet, ingen forældet information, som der stadig handles på.

Under den live afvikling er det netop det, der holder teams på forkant med situationen i stedet for at halse bagefter.
Tilmeld dig gratis
Mockup af et live eventscript i eventsoftwaren.

Gør hvert event til et stærkere udgangspunkt for det næste

At bygge en eventplan op fra bunden hver gang er ikke bare tidskrævende – det betyder også, at den struktur, man har kæmpet for ved sidste event, sjældent bliver ført videre.

Mockup af et eventscript med tidslinjefunktionen i eventsoftwaren.
Med Eventscript kan teams gemme eventscripts som genanvendelige skabeloner. Når en ny booking kommer ind, er fundamentet allerede på plads. Teamet tilpasser til kunden, formatet og detaljerne – uden at starte forfra.

Med tiden bliver skabelonerne skarpere. Planlægningen går hurtigere. Og når medarbejdere skifter, bliver den operationelle viden i systemet i stedet for at gå ud ad døren med den person, der byggede det op.

Mindre koordineringspres. Flere events, der bare kører.

Når alle teams arbejder ud fra den samme plan, bevarer hotellet kontrollen over al den drift, der kører på én gang – og afvikler hvert event med selvtillid.

Se, hvordan Eventscript fungerer i praksis. Book en demo med vores CCO Victor Juul i dag!

Tak! Vi har modtaget din henvendelse!
Ups! Noget gik galt, da formularen skulle sendes.
Victor Juul, CEO og medstifter af Eventscript – en eventplatform