Brylluppet strakte sig over to dage på et dansk kysthotel. Vielse i kirken.
Reception i haven. En firerettersmiddag med vinmenu. Ni gæster med allergier eller kostbehov. En toastmaster, der styrede fjorten taler gennem aftenen. Baren åben til kl. 3. Morgenmadsservering næste morgen.
Det hele lå i én detaljeret tidslinje – den slags, de fleste planlæggere bygger i hånden i et regneark eller et Word-dokument.
Tre teams skulle handle ud fra den tidslinje: køkkenet, gulvteamet, der stod for servering og bar, og hotellets reception, der tog sig af check-in og værelser.
Før Eventscript fik alle teams det samme dokument. Køkkenet scrollede forbi kirkelogistikken for at finde deres forberedelsestider. Receptionen læste vinmenuen igennem for at finde et værelsesnummer. Gulvteamet stykkede det, de havde brug for, sammen fra en plan, der ikke var lavet til dem – den var lavet til planlæggeren.
Det er sådan, detaljer bliver overset. Ikke fordi nogen ikke var opmærksomme, men fordi de oplysninger, der var vigtige for dem, var begravet i oplysninger, der ikke var.
I Eventscript byggede planlæggeren én tidslinje i eventplatformen og knyttede hvert punkt til det team, det vedrørte. En linje som ”Reception på terrassen, 16:00 til 17:30” blev knyttet til både køkken og gulv. ”Check-in for gæster” blev kun knyttet til receptionen.
Ud fra den ene tidslinje genererede Eventscript en filtreret briefing til hvert team:
Køkkenet fik hele menuen, allergilisten med gæstenavne og bordnumre og alle forberedelses- og servicetider, der vedrørte køkkenet.
Gulvteamet fik toastmasterens fulde taleplan, barkortet, bordopstillingen og servicenoter til hver ret.
Receptionen fik værelsesfordelingen, tidsrummene for check-in og søndagens check-out-forløb – uden noget om menuen eller talerne.
Hvert team fik også en kort instruksblok øverst i deres briefing: den håndfuld ting, de for alt i verden skulle huske på dagen. Allergier serveres først. Børnemenu kl. 16:30. Baren åben til kl. 3.
Intet team behøvede at læse hele planen for at finde deres del af den. Køkkenet så aldrig kirkeprogrammet. Receptionen scrollede aldrig forbi en vinliste for at finde et værelsesnummer. Planlæggeren redigerede fortsat i én tidslinje. Når et kostbehov ændrede sig, eller en ret blev rykket, opdaterede hun det én gang, ét sted, og alle relevante teambriefinger blev opdateret med.
Det er forskellen på et dokument, som alle skal fortolke, og et eventsystem, der klarer fortolkningen for dem.
Det meste eventkoordinering går ikke galt, fordi planen er forkert. Det går galt, fordi planen er rigtig, men begravet – og den person, der havde brug for én linje ud af to hundrede, selv måtte finde den.
Eventscript bygger på en enkel idé: Planlæggeren er den eneste, der behøver at se det samlede billede. Alle andre har brug for deres del af det, klart formidlet og uden noget overflødigt at kæmpe sig igennem. Én kilde. Knyttet til teams én gang. Leveret som præcis det, hvert team har brug for at vide – og intet mere.
Book en demo med vores CCO og stifter, Victor Juul, og se, hvordan Eventscript gør din eventplan til briefinger, som dit team faktisk læser.
Ja. Knyt et hvilket som helst punkt i tidslinjen til et eller flere teams, så genererer Eventscript automatisk en filtreret briefing til hvert team. Opdater tidslinjen én gang, så opdateres alle teambriefinger med.
Ja. Et punkt kan knyttes til flere teams på én gang. En reception med mad og drikke kan for eksempel stå i både køkkenets og gulvteamets briefinger, mens en check-in-detalje kun ligger hos receptionen.
Med Eventscript kan planlæggere bygge særskilte sektioner, fx en allergiliste eller en menu, der ligger øverst i et teams briefing i stedet for at være begravet i en lang kronologisk plan. Teamet ser det vigtigste, før de overhovedet begynder at scrolle.